Hướng dẫn sử dụng Trả lời nhanh

Trả lời nhanh dùng để làm gì?#

Trả lời nhanh là thư viện nội dung soạn sẵn cho nhân viên: gõ / trong khung soạn tin để chọn mẫu, chỉnh câu chữ rồi gửi. Mẫu phù hợp với lời chào, hướng dẫn mua hàng, thông tin giao hàng hoặc câu hỏi thường gặp. Bản thân mẫu không tự trả lời khi khách nhắn tới.

1. 1

   Mở /quick-replies trên tên miền ChatHub của bạn bằng tài khoản có quyền truy cập.

2. 2

   Tab Mẫu trả lời chứa nội dung, phím tắt và công tắc; tab Danh mục dùng để nhóm mẫu. Tìm mẫu… và bộ lọc trạng thái/danh mục giúp thu hẹp danh sách.

3. 3

   Trên hệ thống minh họa đã tạo [MẪU] Hướng dẫn liên hệ shop, phím tắt /mau_lien_he. Mẫu được bật để thử chèn rồi tắt sau khi hoàn tất.

1. Tạo mẫu và đặt phím tắt#

1. 1

   Bấm Tạo mẫu trả lời. Điền Tiêu đề = [MẪU] Hướng dẫn liên hệ shop.

2. 2

   Phím tắt nhập mau_lien_he; dấu / đã có sẵn bên trái. Chỉ dùng chữ không dấu, số, gạch dưới hoặc gạch ngang; chọn phím tắt chưa được mẫu khác sử dụng.

3. 3

   Có thể để Danh mục = Chưa xếp danh mục lúc tạo; phần tiếp theo hướng dẫn gán nhóm.

4. 4

   Nội dung mẫu: Chào {{contact.name}}! Bạn cho shop biết sản phẩm cần tư vấn nhé. Đây là nội dung minh họa để nhân viên sửa trước khi gửi.

2. Chèn biến, xem trước và tệp đính kèm#

1. 1

   Đặt con trỏ trong Nội dung, cuộn xuống và bấm {{contact.name}} để chèn tên khách đúng cú pháp.

2. 2

   Các biến khác gồm {{contact.phone}} (số điện thoại khách), {{agent.name}} (nhân viên), {{channel.name}} (kênh), {{date}} và {{time}}. Giá trị được điền khi lấy mẫu cho hội thoại.

3. 3

   Đọc Khách sẽ nhận được: bên dưới để kiểm tra. “Chị Lan” trong xem trước là tên minh họa, không phải người nhận thật. Nếu có cảnh báo biến không nhận diện, sửa lại tên biến.

4. 4

   Nếu cần, bấm Chọn tệp để thêm một ảnh hoặc tệp vào mẫu. Mẫu cần tiêu đề, phím tắt và ít nhất nội dung hoặc tệp; bài này chỉ thử văn bản, chưa tải tệp.

5. 5

   Bấm Tạo mẫu và kiểm tra thông báo đã tạo cùng thẻ mẫu trong danh sách.

Bảng giá chèn {{catalog}}; Chèn một sản phẩm… chèn thông tin sản phẩm được chọn. Dữ liệu lấy từ danh mục sản phẩm của shop khi mẫu được dựng, không phải bảng giá gõ cố định. Xem trước bảng giá chỉ hiển thị tối đa 6 dòng. Kiểm tra lại giá trong bản nháp nếu đã để lâu trước khi gửi.

3. Phân nhóm và sửa mẫu#

1. 1

   Mở tab Danh mục → Thêm danh mục. Nhập [MẪU] Chăm sóc khách hàng rồi bấm Lưu.

2. 2

   Trở lại Mẫu trả lời, tìm tên mẫu và bấm biểu tượng bút Sửa ở cuối thẻ.

3. 3

   Chọn [MẪU] Chăm sóc khách hàng trong Danh mục, kiểm tra nội dung và bấm Lưu. Dùng cùng biểu mẫu này để cập nhật tiêu đề, phím tắt, nội dung hoặc tệp.

4. Chèn mẫu trong hội thoại#

1. 1

   Bật mẫu cần dùng. Vào Tin nhắn và mở hội thoại phù hợp; ảnh dưới dùng Khách thử trên kênh Chat thử với bot.

2. 2

   Trong chế độ Nhắn tin, gõ /mau_lien_he. Có thể chỉ gõ / rồi tìm tiếp hoặc bấm nút Trả lời nhanh trên thanh công cụ.

3. 3

   Bấm mẫu trong danh sách. Khi danh sách đang mở, phím ↑/↓ đổi lựa chọn, Enter hoặc Tab chèn mẫu và Escape đóng danh sách.

1. 1

   Kiểm tra tên khách đã được thay đúng, sửa lời xưng hô và nội dung theo tình huống; kiểm tra tệp nếu mẫu có đính kèm.

2. 2

   Chỉ bấm Gửi khi nội dung đã sẵn sàng. Chọn mẫu mới chỉ chèn bản nháp; trong lần minh họa này không bấm Gửi và đã xóa bản nháp sau khi chụp.

5. Bật/tắt, theo dõi và xóa mẫu#

1. 1

   Dùng công tắc trên thẻ để bật/tắt. Mẫu tắt không dùng được trong bộ chọn trả lời nhanh; bật lại khi muốn sử dụng.

2. 2

   Dùng Tìm mẫu…, bộ lọc Đang bật/Đang tắt/Chưa dùng và danh mục để tìm mẫu. Nhãn Đã dùng và thời điểm gần nhất giúp biết mẫu đã được lấy ra dùng khi nào.

3. 3

   Nếu không cần mẫu nữa, bấm biểu tượng thùng rác và đọc xác nhận trước khi xóa. Bài này giữ mẫu minh họa ở trạng thái tắt, không thực hiện xóa.

6. Nhập/xuất và xử lý lỗi#

1. 1

   Mở Nhập / xuất → Xuất ra tệp để tải bộ mẫu JSON. Tệp có thể chứa nội dung riêng của shop, hãy kiểm tra trước khi chia sẻ.

2. 2

   Để dùng lại tệp đã xuất, chọn Nhập / xuất → Nhập từ tệp. Kéo hoặc chọn tệp .json, kiểm tra số mẫu rồi bấm Nhập mẫu.

3. 3

   Phím tắt đã tồn tại sẽ bị bỏ qua thay vì ghi đè. Đọc kết quả nhập để biết số mẫu được tạo và bị bỏ qua. Ảnh chỉ mở hộp nhập, chưa nhập hoặc xuất dữ liệu trong lần minh họa.

1. 1

   Không thấy mẫu khi gõ /: kiểm tra mẫu đang bật, phím tắt và quyền truy cập; thử xóa bớt ký tự tìm kiếm.

2. 2

   Không lưu được: điền đủ tiêu đề, phím tắt và nội dung hoặc tệp; đổi phím tắt nếu bị trùng.

3. 3

   Biến không thay đúng: dùng nút chèn biến, kiểm tra dữ liệu hồ sơ của hội thoại và xem lại bản nháp trước khi gửi.

4. 4

   Muốn bot tự dùng nội dung này: cấu hình bước Gửi mẫu trả lời nhanh trong Workflow; việc lưu mẫu riêng lẻ không bật tự động trả lời.

Xem hướng dẫn Workflow ↗