Hướng dẫn sử dụng Tự động hoá

Tự động hoá dùng để làm gì?#

Tự động hoá giúp ChatHub xử lý việc lặp lại theo ba phần: Khởi động khi nào → Chỉ chạy khi → Thì làm những việc sau. Ví dụ: khách gửi tin nhắn → nội dung có chứa “phí ship” → gửi thông tin giao hàng. Quy tắc phù hợp với phản hồi và thao tác đơn giản; dùng hành động Chạy workflow khi cần một luồng nhiều bước.

1. 1

   Dùng tài khoản có quyền xem và quản lý Tự động hoá. Mở /automations trên tên miền ChatHub của bạn.

2. 2

   Thanh trên có Tạo quy tắc, Mẫu dựng sẵn, Thử cả danh sách và Nhập / xuất. Danh sách bên trái có tìm kiếm, bộ lọc và công tắc bật/tắt; chọn tên quy tắc để xem chi tiết bên phải.

Hai quy tắc mẫu để thực hành#

Trên hệ thống minh họa đã tạo sẵn hai quy tắc dưới đây. Tìm tên có tiền tố [MẪU] rồi bấm biểu tượng bút Sửa để xem lại. Nếu hệ thống của bạn chưa có các mẫu này, tạo theo các bước tiếp theo.

1. 1

   [MẪU] Trả lời phí vận chuyển: khởi động Khách gửi tin nhắn; Nội dung tin nhắn có chứa “phí ship, phí vận chuyển, giao hàng”; hành động Gửi tin nhắn cho khách.

2. 2

   [MẪU] Trả lời giờ mở cửa: cùng khởi động và hành động, với từ khóa “giờ mở cửa, mấy giờ mở, giờ làm việc”.

3. 3

   Cả hai mẫu: Bật quy tắc = tắt; Khớp thì dừng các quy tắc dưới = bật; Số lần được chạy = Không giới hạn; Khoảng nghỉ = 60 phút.

Nội dung trả lời mẫu vận chuyển: Chào bạn! Đây là thông tin minh họa: phí giao hàng 30.000đ/đơn, miễn phí từ 500.000đ; thời gian dự kiến 2–4 ngày. Bạn cho shop biết tỉnh/thành nhận hàng để được tư vấn nhé.

Nội dung trả lời mẫu giờ mở cửa: Chào bạn! Lịch minh họa của shop là 08:00–20:00 từ thứ Hai đến thứ Bảy. Chủ nhật shop nghỉ. Bạn để lại nhu cầu, shop sẽ hỗ trợ trong giờ làm việc nhé.

1. Đặt tên và chọn sự kiện khởi động#

1. 1

   Bấm Tạo quy tắc ở góc trên bên phải.

2. 2

   Tên quy tắc: nhập [MẪU] Trả lời phí vận chuyển. Tên chỉ dùng nội bộ, không hiển thị cho khách.

3. 3

   Trong Khởi động khi nào, chọn Khách gửi tin nhắn để xét mỗi tin nhắn mới từ khách. Đừng chọn Hội thoại mới mở nếu bạn muốn xử lý câu hỏi gửi tiếp trong một hội thoại cũ.

Các sự kiện khác gồm Hội thoại mới mở, Hội thoại được giao, Gắn nhãn, Khách hàng mới và Khách chờ quá lâu. Chọn theo sự kiện thực tế muốn xử lý; các điều kiện có thể chọn sẽ thay đổi theo sự kiện.

2. Đặt điều kiện từ khóa#

1. 1

   Ở Chỉ chạy khi, chọn Xét theo = Nội dung tin nhắn.

2. 2

   Chọn So sánh = có chứa.

3. 3

   Nhập Giá trị = phí ship, phí vận chuyển, giao hàng. Dấu phẩy ngăn các từ khóa; với phép có chứa, có một từ khóa trong tin nhắn là đủ để điều kiện này khớp.

4. 4

   Nếu cần giới hạn thêm, dùng Thêm điều kiện, chẳng hạn Kênh nhắn tin hoặc Kênh cụ thể. Với mặc định mọi điều kiện phải đúng, tin nhắn phải thỏa cả từ khóa và kênh đã chọn.

3. Điền nội dung trả lời#

1. 1

   Trong Thì làm những việc sau, chọn Hành động = Gửi tin nhắn cho khách.

2. 2

   Dán nội dung mẫu vận chuyển ở trên vào ô Nội dung, sau đó sửa phí, thời gian và cách xưng hô cho đúng shop.

3. 3

   Nếu cần thêm việc như ghi chú hoặc gắn nhãn, bấm Thêm hành động và điền đủ các trường của hành động đó. Các hành động được thực hiện từ trên xuống.

Các hành động còn có đổi trạng thái, đổi mức ưu tiên, phân công, gắn/gỡ nhãn, ghi chú, chuyển người thật và chạy workflow. Những hành động dùng nhãn, nhân viên, nhóm hay workflow cần chọn đúng dữ liệu đang có trong hệ thống.

4. Cấu hình cách chạy và lưu mẫu#

1. 1

   Mở Tuỳ chọn nâng cao.

2. 2

   Tắt Bật quy tắc để lưu mẫu mà chưa xử lý khách thật. Biểu mẫu tạo mới mặc định có thể đang bật, nên kiểm tra công tắc trước khi lưu.

3. 3

   Giữ Khớp thì dừng các quy tắc dưới ở trạng thái bật cho mẫu trả lời này.

4. 4

   Số lần được chạy: chọn Không giới hạn. Khoảng nghỉ (phút): nhập 60 để tránh gửi lặp quá thường xuyên trên cùng một hội thoại.

5. 5

   Bấm Tạo quy tắc ở cuối hộp thoại. Sau khi lưu, kiểm tra quy tắc xuất hiện trong danh sách với nhãn Đang tắt.

Một lần cho mỗi hội thoại hoặc Một lần cho mỗi khách phù hợp với hành động không nên lặp lại. Giới hạn số lần chỉ đếm lần chạy thành công. Khoảng nghỉ tính trên từng hội thoại; để trống nghĩa là không có khoảng nghỉ.

5. Chạy thử hai tình huống#

1. 1

   Trong danh sách, bấm biểu tượng bình thí nghiệm Chạy thử ở mẫu phí vận chuyển, hoặc chọn quy tắc rồi bấm Chạy thử bên phải.

2. 2

   Nhập “Shop cho mình hỏi phí ship bao nhiêu?” vào Nội dung tin nhắn rồi bấm Chạy thử. Kết quả mong đợi: Quy tắc sẽ chạy, điều kiện có dấu tích và hành động dự kiến là Gửi tin nhắn cho khách.

1. 1

   Đổi nội dung thành “Shop còn áo màu xanh không?” rồi bấm Chạy thử lại. Kết quả mong đợi: Quy tắc không chạy vì không có từ khóa vận chuyển.

2. 2

   Với mẫu giờ mở cửa, thử “Shop mấy giờ mở cửa?” để kiểm tra khớp, và câu hỏi màu áo để kiểm tra không khớp.

6. Hiểu thứ tự và thử cả danh sách#

Các quy tắc được xét theo thứ tự từ trên xuống. Quy tắc khớp có bật Khớp thì dừng các quy tắc dưới sẽ chặn các quy tắc tiếp theo trong lượt xử lý đó. Nếu tắt tùy chọn này, các quy tắc bên dưới vẫn được xét; phù hợp khi quy tắc phía trên chỉ ghi chú hoặc gắn nhãn.

1. 1

   Kéo số thứ tự bên trái để đổi chỗ; cũng có thể bấm số rồi dùng phím lên/xuống. Đặt quy tắc chuyên biệt trước quy tắc rộng hơn.

2. 2

   Bấm Thử cả danh sách ở thanh trên, chọn Khởi động = Khách gửi tin nhắn và nhập câu hỏi phí ship.

3. 3

   Bấm Chạy thử. Với hai mẫu đang tắt trong bài, kết quả đúng là Không quy tắc nào chạy và cả hai dòng có lý do Đang tắt.

Ví dụ câu hỏi “Shop mấy giờ mở cửa và phí ship bao nhiêu?” có thể khớp cả hai mẫu. Khi cả hai được bật và giữ tùy chọn dừng, mẫu đứng trên được ưu tiên. Hãy rà tình huống chồng lấn trước khi đưa vào sử dụng.

7. Tạo nhanh từ mẫu dựng sẵn#

1. 1

   Bấm Mẫu dựng sẵn, tìm theo tên hoặc nhóm Trả lời, Phân luồng, Chăm sóc, Bán hàng.

2. 2

   Chọn một mẫu như Trả lời phí ship và thời gian giao. Xem sự kiện, điều kiện và hành động ở phần xem trước bên phải.

3. 3

   Bấm Dùng mẫu này để đưa vào trình soạn, rồi sửa nội dung và kiểm tra tùy chọn nâng cao trước khi lưu. Xem trước mẫu chưa có nghĩa là đã tạo quy tắc.

Tạo quy tắc bằng AI Agent là lựa chọn hỗ trợ soạn; luôn đọc lại đề xuất trước khi lưu. Nhập / xuất dùng để chuyển quy tắc qua tệp. Các cách tạo này vẫn cần rà nội dung, điều kiện, tài nguyên được chọn và trạng thái bật/tắt như khi tạo thủ công.

8. Bật sử dụng và theo dõi#

1. 1

   Mở Sửa, thay toàn bộ nội dung minh họa bằng thông tin đã xác nhận của shop. Kiểm tra điều kiện, thứ tự và khoảng nghỉ rồi lưu.

2. 2

   Khi sẵn sàng áp dụng cho khách thật, bật công tắc của quy tắc. Chỉ bật các mẫu bạn muốn dùng.

3. 3

   Chọn tên quy tắc để xem Nhật ký chạy bên phải. Dùng bộ lọc Thành công, Bỏ qua hoặc Lỗi để tìm lượt cần kiểm tra.

4. 4

   Nếu không chạy: kiểm tra đang bật, đúng sự kiện, điều kiện có khớp, quy tắc phía trên có chặn, hoặc còn giới hạn số lần/khoảng nghỉ. Nếu có lỗi hành động, đọc chi tiết nhật ký và kiểm tra tài nguyên liên quan.