Sử dụng nhãn và trường tùy chỉnh

Nhãn và trường tùy chỉnh dùng để làm gì?#

Nhãn dùng để phân nhóm nhanh, chẳng hạn Khách VIP hoặc Cần gọi lại. Một liên hệ hoặc hội thoại có thể có nhiều nhãn. Trường tùy chỉnh lưu thông tin có cấu trúc cho từng liên hệ, như Công ty, Ngày gia hạn hoặc Nguồn khách; thông tin này cũng hiển thị bên cạnh hội thoại.

Ví dụ: gắn nhãn Cần gọi lại cho khách cần chăm sóc, đồng thời điền Nguồn khách = Website và Ngày gia hạn trong hồ sơ. Tạo danh mục trong Cài đặt trước, sau đó nhân viên chọn nhãn và điền thông tin khi làm việc với khách hàng.

1. Mở Nhãn & trường tùy chỉnh#

1. 1

   Trong ChatHub, mở Quản trị → Cài đặt.

2. 2

   Chọn Nhãn & trường tùy chỉnh, hoặc mở /settings?tab=data trên tên miền ChatHub của bạn.

3. 3

   Khối Nhãn quản lý danh mục dùng chung cho hội thoại và liên hệ. Khối Trường tuỳ chỉnh quản lý thông tin bổ sung cho hồ sơ liên hệ.

2. Tạo và tìm nhãn#

1. 1

   Ở khối Nhãn, bấm Thêm nhãn.

2. 2

   Nhập Tên nhãn, ví dụ Cần gọi lại; chọn Màu và kiểm tra mẫu nhãn trong biểu mẫu.

3. 3

   Bấm Thêm nhãn trong hộp thoại. Khi thành công, ChatHub báo Đã tạo nhãn mới và cập nhật danh sách.

4. 4

   Dùng ô Tìm nhãn... để tìm theo tên. Lọc Đang hoạt động, Đã lưu trữ, Chưa gắn hoặc Tất cả; sắp xếp Theo tên hoặc Dùng nhiều nhất.

5. 5

   Muốn đổi tên hoặc màu, bấm Sửa ở dòng nhãn, chỉnh thông tin rồi lưu. Nếu báo trùng tên, dùng nhãn có sẵn hoặc đặt tên khác.

3. Gắn nhãn và kiểm tra nơi sử dụng#

1. 1

   Mở Liên hệ và chọn hồ sơ. Trong phần Nhãn, bấm nhãn đang hoạt động để gắn; bấm lại nhãn đã gắn để gỡ. Thao tác này cần quyền quản lý liên hệ.

2. 2

   Với hội thoại, mở hội thoại trong Tin nhắn và dùng bộ chọn Gắn nhãn để chọn nhãn có sẵn. Tài khoản cần quyền gắn nhãn hội thoại.

3. 3

   Trở lại trang cài đặt. Bấm số hội thoại/liên hệ trên dòng nhãn để mở Nơi sử dụng, rồi mở bản ghi cần kiểm tra nếu tài khoản có quyền.

4. 4

   Đọc cả danh sách quy tắc/workflow phụ thuộc, kể cả cấu hình đang tắt, trước khi lưu trữ, gộp hoặc xóa nhãn.

4. Lưu trữ, gộp hoặc xóa nhãn#

Lưu trữ: bấm Lưu trữ trên dòng nhãn và đọc thông tin xác nhận. Nhãn được giữ trên các bản ghi cũ nhưng không còn trong bộ chọn gắn mới. Muốn sử dụng lại, lọc Đã lưu trữ rồi bấm Khôi phục.

1. 1

   Để hợp nhất hai nhãn, bấm Gộp nhãn ở nhãn nguồn.

2. 2

   Chọn nhãn đích đang hoạt động và đọc phần ảnh hưởng. Nếu chưa có nhãn đích phù hợp, đóng hộp thoại và tạo hoặc khôi phục nhãn đó trước.

3. 3

   Nếu còn quy tắc/workflow tham chiếu nhãn nguồn, mở các cấu hình đó và thay nhãn trước. Đây cũng là việc cần làm khi hệ thống chặn lưu trữ hoặc xóa do còn phụ thuộc.

4. 4

   Kiểm tra đúng nguồn và đích trước khi xác nhận gộp. ChatHub chuyển liên kết sang nhãn đích, bỏ liên kết trùng và lưu trữ nhãn nguồn.

5. Tạo trường tùy chỉnh#

1. 1

   Ở khối Trường tuỳ chỉnh, bấm Thêm trường và nhập Tên hiển thị, ví dụ Nguồn khách.

2. 2

   Kiểm tra Mã trường được tạo từ tên; có thể chỉnh trước khi tạo, ví dụ nguon_khach. Mã bắt đầu bằng chữ thường, chỉ gồm chữ thường không dấu, số và gạch dưới, dài ít nhất 2 ký tự. Sau khi tạo, mã không đổi được.

3. 3

   Chọn Kiểu dữ liệu: Văn bản cho Công ty; Số cho Số chi nhánh; Có / Không cho Có hợp đồng; Ngày cho Ngày gia hạn; Chọn từ danh sách cho Nguồn khách.

4. 4

   Với Chọn từ danh sách, nhập từng lựa chọn rồi bấm Enter, ví dụ Website và Giới thiệu. Cần có ít nhất một lựa chọn.

5. 5

   Điền Hướng dẫn nhập để nhân viên biết cách điền. Đặt Thứ tự hiển thị: số nhỏ đứng trước; cùng số thì sắp theo tên. Thứ tự áp dụng cho hồ sơ, khung hội thoại và cột CSV.

6. 6

   Thử ở Xem trước ô nhập, sau đó bấm Thêm trường. Kiểm tra trường mới xuất hiện trong danh sách.

6. Điền thông tin vào hồ sơ liên hệ#

Để làm theo ví dụ, vào Liên hệ → Thêm liên hệ, nhập Khách mẫu - Hướng dẫn nhãn và bấm Thêm liên hệ. Tìm tên vừa tạo rồi mở hồ sơ. Gắn Mẫu - Cần gọi lại ở phần Nhãn, chọn Website trong Mẫu - Nguồn khách và lưu bằng nút riêng Lưu trường tùy chỉnh. Trong ví dụ này, email và điện thoại được để trống.

1. 1

   Mở Liên hệ, chọn hồ sơ khách hàng rồi tìm phần Trường tùy chỉnh.

2. 2

   Điền các trường đang bật: gõ chữ/số, chọn ngày, chọn Có/Không hoặc chọn giá trị trong danh sách. Tài khoản cần quyền quản lý liên hệ để sửa.

3. 3

   Bấm Lưu trường tùy chỉnh và chờ thông báo Đã lưu thông tin. Mở lại hồ sơ để kiểm tra giá trị đã lưu.

4. 4

   Trong trang cài đặt, bấm số liệu đã điền của trường để xem các liên hệ đang sử dụng. Các giá trị nội bộ, nếu có, được thông báo riêng và vẫn được bảo vệ khi sửa/xóa.

7. Sửa, tắt hoặc xóa trường#

Bấm Sửa trường để đổi tên hiển thị, hướng dẫn nhập, thứ tự hoặc lựa chọn rồi Lưu. Mã trường luôn cố định. Chỉ có thể đổi kiểu dữ liệu khi trường chưa có giá trị; nếu đã có dữ liệu, tạo trường mới với kiểu cần dùng và cân nhắc tắt trường cũ.

Khi bỏ lựa chọn đang được dùng trong trường dạng danh sách, chọn giá trị thay thế cho từng lựa chọn bị bỏ. ChatHub cập nhật cấu hình và các giá trị cũ cùng lúc khi bấm Lưu. Kiểm tra kỹ ánh xạ trước khi lưu để tránh phân loại sai khách hàng.

Tắt trường sẽ ẩn trường khỏi hồ sơ và xuất dữ liệu, nhưng giữ giá trị cũ. Lọc Đã tắt rồi bật lại khi cần. Bộ lọc Tất cả, Đang bật và Chưa dùng giúp rà soát danh mục; ô tìm kiếm xuất hiện khi có từ 5 trường, hỗ trợ tìm theo tên, mã hoặc lựa chọn.

Lịch sử thay đổi và xử lý vướng mắc#

Người có quyền xem nhật ký có thể mở Lịch sử thay đổi trên từng nhãn/trường để xem người thực hiện, thời điểm và cấu hình trước/sau. Hộp thoại hiển thị tối đa 50 mục gần nhất và chỉ có lịch sử từ phiên bản hỗ trợ tính năng này. Nhật ký không phải bản sao lưu để khôi phục giá trị khách hàng đã xóa.

1. 1

   Không thao tác được: chờ trang tải xong, kiểm tra quyền tài khoản và đọc thông báo lỗi. Nhờ quản trị viên kiểm tra quyền nếu cần.

2. 2

   Không thấy nhãn trong bộ chọn: kiểm tra nhãn có bị lưu trữ không. Không thấy trường trong hồ sơ: kiểm tra trường có đang bật không.

3. 3

   Biểu mẫu báo cấu hình đã đổi ở nơi khác: đóng và mở lại để tải phiên bản mới, sau đó nhập lại thay đổi cần thiết.

4. 4

   Không tải được Nơi sử dụng hoặc bị chặn gộp: thử tải lại và xử lý các quy tắc/workflow còn phụ thuộc trước khi tiếp tục.