Hướng dẫn sử dụng Lịch hẹn

Lịch hẹn dùng để làm gì?#

Lịch hẹn giúp đội ngũ giữ chỗ theo ngày và khung giờ, gắn khách với dịch vụ và người phụ trách, theo dõi khách đã xác nhận hoặc đã kết thúc, đồng thời tránh chọn một khung giờ không còn khả dụng.

1. 1

   Mở Lịch hẹn trên thanh điều hướng, hoặc mở /appointments trên tên miền ChatHub của bạn.

2. 2

   Quyền Xem lịch hẹn (appointments.read) cho phép xem lịch, nhân viên và khung giờ trống. Quyền Đặt, dời và huỷ lịch hẹn (appointments.manage) mới hiện Đặt lịch và AI Agent, đồng thời bắt buộc để hệ thống chấp nhận mọi thao tác ghi.

3. 3

   Ba ô đầu trang đếm lịch đang hiển thị, lịch Mới đặt đang chờ xác nhận và lịch Đã xác nhận trong đúng khoảng ngày, nhân viên và bộ lọc hiện tại.

Mở màn hình Lịch hẹn trên hệ thống minh họa ↗

1. Thiết lập giờ nhận khách và lời nhắc#

1. 1

   Tài khoản có quyền quản lý cài đặt mở Quản trị → Cài đặt → Giờ làm việc, hoặc /settings?tab=hours.

2. 2

   Trong Giờ làm việc, thêm thứ trong tuần, giờ bắt đầu và giờ kết thúc rồi bấm Lưu lịch làm việc. Nếu chưa khai khung giờ nào, hệ thống hiểu là mở 24/7; đây không phải trạng thái đóng cửa.

3. 3

   Trong Lịch hẹn, nhập số phút ở Nhắc trước rồi bấm Lưu. Mặc định là 120 phút; nhập 0 để tắt. Thay đổi chỉ áp dụng cho lịch được đặt sau đó.

4. 4

   Ở Ngày nghỉ và ngày mở bù, chọn ngày. Giữ Nghỉ cả ngày để chặn mọi lịch trong ngày đó; tắt công tắc để nhập giờ Mở lúc và Đóng lúc cho ngày mở bù, thêm ghi chú rồi bấm Thêm ngày.

2. Xem lịch và lọc đúng phạm vi#

1. 1

   Chọn Ngày để tập trung vào một ngày, Tuần để điều phối bảy ngày, hoặc Tháng để nhìn tổng quan. Bấm ngày trong lịch tháng/tuần để chuyển nhanh sang chế độ Ngày.

2. 2

   Dùng Kỳ trước, Hôm nay và Kỳ sau để đổi khoảng; hoặc nhập trực tiếp ở Chọn ngày. Nút Hôm nay bị khóa khi khoảng đang xem đã chứa ngày hiện tại.

3. 3

   Chọn một người trong Tất cả nhân viên để chỉ xem lịch họ phụ trách. Bật Hiện lịch đã kết thúc nếu cần xem Đã xong, Khách không tới và Đã huỷ; bấm Xóa bộ lọc để trở lại mặc định.

4. 4

   Lịch tự làm mới định kỳ và khi bạn quay lại tab. Trước khi đặt, vẫn đọc lại danh sách khung giờ vì một nhân viên khác hoặc workflow có thể vừa giữ chỗ.

3. Đặt một cuộc hẹn#

1. 1

   Bấm Đặt lịch ở góc trên phải, nút Đặt lịch trong một cột ngày hoặc dấu + cạnh ngày. Hai cách sau tự điền đúng ngày đã chọn.

2. 2

   Trong Tìm khách, nhập ít nhất 2 ký tự của tên hoặc số điện thoại. Sau khi kết quả tải xong, chọn đúng người ở trường Khách; việc chỉ gõ từ khóa chưa phải là chọn khách.

3. 3

   Chọn Dịch vụ nếu cuộc hẹn gắn với một sản phẩm/dịch vụ. Có thể để trống để tạo lịch Không gắn dịch vụ.

4. 4

   Chọn Người phụ trách hoặc để Ai cũng được, kiểm tra Ngày rồi bấm một Khung giờ còn trống. Đổi dịch vụ, nhân viên hoặc ngày sẽ tải lại danh sách khung giờ.

5. 5

   Nhập Ghi chú nội bộ nếu cần; khách không thấy nội dung này. Đọc lại khách, dịch vụ, nhân viên, ngày và giờ rồi mới bấm Đặt lịch.

4. Xác nhận, dời giờ hoặc kết thúc cuộc hẹn#

1. 1

   Bấm thẻ cuộc hẹn để xem khách, dịch vụ, thời gian, thời lượng, người phụ trách, ghi chú và các câu trả lời của khách nếu có. Liên kết Mở hội thoại hoặc Mở đơn hàng chỉ xuất hiện khi lịch được gắn với dữ liệu tương ứng.

2. 2

   Với lịch Mới đặt hoặc Đã xác nhận, bấm Xác nhận, Đã xong hoặc Khách không tới theo tình huống thực tế. Lịch đã kết thúc không thể mở lại hay dời giờ.

3. 3

   Bấm Dời giờ, chọn ngày, người phụ trách và khung mới rồi Lưu. Hệ thống kiểm tra lại chỗ trống và tính lại thời điểm gửi lời nhắc.

4. 4

   Bấm Huỷ hẹn, đọc cảnh báo rồi xác nhận khi thực sự muốn huỷ. Hẹn bị huỷ ngừng nhắc và trả lại khung giờ cho khách khác; không có thao tác xóa hẳn lịch sử.

5. Tra cứu và điền sẵn bằng AI Agent#

1. 1

   Chọn đúng Ngày/Tuần/Tháng và khoảng cần hỏi, rồi bấm Hỏi AI Agent. Agent chỉ nhìn dữ liệu trong khoảng đang mở.

2. 2

   Chọn câu mẫu Xem chỗ trống, Đặt lịch hoặc Dời giờ; hoặc nhập câu hỏi tự nhiên rồi bấm Gửi. Mỗi câu tối đa 4.000 ký tự và mỗi cuộc trò chuyện tối đa 20 lượt.

3. 3

   Nếu Agent đưa đề xuất, bấm nút mở biểu mẫu tương ứng. Luôn kiểm tra khách, ngày, giờ, dịch vụ và người phụ trách trước khi tự bấm lưu.

4. 4

   Dùng Cuộc trò chuyện mới để xóa ngữ cảnh trao đổi hiện tại khi chuyển sang một yêu cầu khác.

6. Xử lý tình huống thường gặp#

1. 1

   Không thấy Lịch hẹn: nhờ quản trị viên cấp appointments.read. Thấy lịch nhưng không có Đặt lịch hoặc AI Agent: cần thêm appointments.manage.

2. 2

   Không có khung giờ: kiểm tra ngày đã qua chưa, Giờ làm việc, ngày nghỉ/mở bù, dịch vụ, người phụ trách và sức chứa. Đổi một trong ba trường ngày, dịch vụ hoặc nhân viên để tải lại mốc.

3. 3

   Không tìm thấy khách: nhập ít nhất 2 ký tự, thử tên hoặc số điện thoại khác và xác nhận khách vẫn đang hoạt động trong Danh bạ.

4. 4

   Không thấy lịch cũ hoặc đã huỷ: bật Hiện lịch đã kết thúc và kiểm tra lại khoảng ngày cùng bộ lọc nhân viên.

5. 5

   Lưu bị báo mốc đã đầy: người khác vừa đặt cùng giờ; đóng hoặc đổi ngày để tải lại danh sách rồi chọn khung khác.